1.2 De organisatie en governance

Een stelsel met gescheiden rollen

De betrouwbaarheid van de PSO berust op een heldere verdeling van rollen tussen verschillende partijen. De inhoudelijke methode, de uitvoeringsregie en de onafhankelijke toetsing zijn bewust van elkaar gescheiden. Hieronder worden de belangrijkste partijen en gremia toegelicht.

TNO: eigenaar en inhoudelijk verantwoordelijke

Het onafhankelijke onderzoeksinstituut TNO heeft de PSO ontwikkeld en is verantwoordelijk voor de (tussentijdse) aanpassingen van de PSO-systematiek zoals beschreven in de handleiding. TNO is eindverantwoordelijk voor de inhoudelijke criteria, normen en toetsingsmethoden. De handleiding wordt jaarlijks, uiterlijk op 1 maart, herzien; tussentijdse wijzigingen worden uiterlijk 1 oktober gepubliceerd. TNO bewaakt dat de criteria recht doen aan het doel van de PSO en aansluiten op wetenschappelijke inzichten en nieuwe wet- en regelgeving.

PSO-Nederland: regie en uitgifte

PSO-Nederland (PSO NL) voert de regie over het gebruik van de PSO en is verantwoordelijk voor de uitgifte van de certificaten. PSO-Nederland beheert de online omgeving MijnPSO, beslist op basis van het audit- en adviesrapport van de auditor of een aanvragende organisatie een PSO-erkenning krijgt en op welk prestatieniveau, en publiceert het overzicht van gecertificeerde organisaties op haar website. Belangrijk: PSO-Nederland voert zelf geen audits uit. PSO-Nederland behoudt zich het recht voor om organisaties die weliswaar feitelijk aan de criteria voldoen, maar de goede naam van de PSO zouden kunnen schaden, geen certificaat toe te kennen.

Certificerende instellingen: onafhankelijke toetsing

Niet PSO-Nederland, maar een van de onafhankelijke certificerende instellingen toetst via een audit of de aanvragende organisatie voldoet aan de kwantitatieve en kwalitatieve criteria. De aanvragende organisatie sluit hiervoor een aparte audit-overeenkomst met een certificerende instelling die de PSO-audits mag uitvoeren. De auditor controleert de in MijnPSO ingevoerde gegevens onafhankelijk volgens de handleiding en levert na de audit een auditrapportage met advies aan bij PSO-Nederland. De certificerende instelling is zelf verantwoordelijk voor het naleven van haar eigen (privacy)richtlijnen door haar auditoren.

PSO-adviseurs

Organisaties die zich willen voorbereiden op een PSO-aanvraag kunnen zich laten ondersteunen door PSO-adviseurs. Zij helpen organisaties bij het in kaart brengen van hun positie op de prestatieladder en bij de stappen richting certificering. De adviesrol staat los van de onafhankelijke toetsing door de certificerende instellingen; de feitelijke beoordeling blijft altijd bij de auditor en de besluitvorming bij PSO-Nederland.

Gremia rond de doorontwikkeling

De doorontwikkeling van de PSO-systematiek wordt ondersteund door een aantal gremia:

• Raad van Advies: adviseert TNO en PSO-Nederland over de inhoudelijke en strategische ontwikkeling van de PSO.
• Commissie van Deskundigen: wordt om advies gevraagd bij inhoudelijke vraagstukken en bij verzoeken tot herziening van beslissingen. Bij een verzoek tot hertoetsing legt TNO de zaak voor advies voor aan deze commissie.
• Kernteam: bestaat uit vertegenwoordigers van TNO en PSO-Nederland. In het kernteam worden onder meer verbetersuggesties en bijzondere auditsituaties besproken die niet exact in de formulering van de handleiding passen.
• Klantenraad: denkt mee over de gebruiksvriendelijkheid en de praktische werking van de PSO vanuit het perspectief van gecertificeerde organisaties.

Samenspel in de praktijk

Het samenspel verloopt als volgt: TNO bepaalt de inhoud, PSO-Nederland voert de regie en geeft certificaten uit, en de certificerende instellingen toetsen onafhankelijk. Voorgestelde aanpassingen worden besproken in het kernteam, waarna advies wordt ingewonnen bij de Raad van Advies en de Commissie van Deskundigen. TNO neemt op basis daarvan een besluit. Deze scheiding van rollen waarborgt dat de PSO een onafhankelijke, transparante en betrouwbare erkenning blijft.

Privacy en gegevensverwerking

Vanaf het aanmaken van een MijnPSO-account tot het verkrijgen van een certificering verzamelen, verwerken en registreren organisaties gegevens waarbij rekening moet worden gehouden met de Privacywet en de AVG. In opdracht van PSO-Nederland en TNO heeft Van Doorne advocaten hiervoor een Privacy-compliance richtlijn opgesteld, die organisaties kunnen gebruiken om privacy-compliant met de PSO om te gaan. TNO en PSO-Nederland verwijzen daarbij expliciet naar het privacystatement en de gebruikersvoorwaarden op hun site en in MijnPSO. Auditoren handelen volgens de richtlijnen van hun certificerende instelling als het gaat om het omgaan met vertrouwelijke documentatie; de certificerende instelling is zelf verantwoordelijk voor naleving daarvan door haar auditoren.

Doorontwikkeling als gezamenlijke verantwoordelijkheid

De PSO is geen statisch instrument. Elk jaar wordt de handleiding aangepast op grond van ontwikkelingen in de markt, eventuele nieuwe wet- en regelgeving en wetenschappelijke inzichten. TNO volgt samen met PSO-Nederland, de Raad van Advies, de Commissie van Deskundigen en de Klantenraad nauwlettend of de PSO voldoende gebruiksvriendelijk is en of de criteria, normen en toetsingsmethoden recht doen aan het beoogde doel. Wie een verbetersuggestie heeft, kan deze indienen; suggesties worden besproken in het kernteam, waarna advies wordt gevraagd aan de Raad van Advies en de Commissie van Deskundigen. TNO, eindverantwoordelijk voor de systematiek, besluit vervolgens of, hoe en wanneer de criteria en eisen worden aangepast. Aanpassingen worden in de eerstvolgende release van de handleiding verwerkt.

Waarom deze rolverdeling ertoe doet

Deze governance is geen formaliteit. Doordat de inhoud (TNO), de regie en uitgifte (PSO-Nederland) en de toetsing (certificerende instellingen) bij verschillende partijen liggen, kan geen enkele partij tegelijk inhoud bepalen, toetsen én een certificaat toekennen aan dezelfde organisatie. Dat voorkomt belangenverstrengeling en geeft opdrachtgevers de zekerheid dat een PSO-erkenning een onafhankelijk en betrouwbaar oordeel weergeeft. De adviserende gremia zorgen er bovendien voor dat het keurmerk wetenschappelijk verankerd blijft en blijft aansluiten op de praktijk van inclusief werkgeverschap.