Leerdoelen
Een PSO-erkenning is maximaal twee jaar geldig en eindigt automatisch na twee jaar. Er is dus geen sprake van een stilzwijgende verlenging: na afloop vervalt het certificaat van rechtswege. Wil een organisatie haar erkenning behouden, dan moet zij tijdig actie ondernemen. Het tijdig verlengen van het certificaat, zodat een aaneensluitende certificering ontstaat, kan een eis zijn van (publieke) opdrachtgevers.
De ingangsdatum van een PSO-certificaat is altijd de eerste dag van de eerstvolgende maand na het indienen van de definitieve PSO-aanvraag via www.mijnpso.nl. De aanvraagdatum in MijnPSO is leidend voor de ingangsdatum, niet de datum waarop de audit is uitgevoerd of, bij verlenging, de datum waarop het lopende certificaat afloopt. De auditdatum staat dus los van de ingangsdatum. Het certificaat treedt daardoor veelal met terugwerkende kracht in werking, maar de uitgifte gebeurt altijd pas nadat de audit heeft plaatsgevonden. Dit principe geldt ook bij verlenging en bij de overgang van Aspirant-status naar een trede.
Omdat het certificaat automatisch eindigt, is hercertificering nodig om de erkenning te behouden. Voor een aaneensluitend certificaat is het van belang om in de maand voorafgaand aan de einddatum een nieuwe definitieve PSO-aanvraag in te dienen via MijnPSO, op basis van de dan geldende handleiding. Vervolgens wordt opnieuw via een audit vastgesteld of de organisatie aan de kwantitatieve criteria en kwalitatieve eisen voldoet. De organisatie is hier zelf verantwoordelijk voor; het tijdig opnieuw indienen en het laten uitvoeren van de audit komt voor haar rekening.
Er bestaan verschillende vormen. Bij aaneensluitende hercertificering sluit het nieuwe certificaat naadloos aan op het oude. Bij voortijdige hercertificering dient een organisatie binnen de lopende termijn opnieuw een aanvraag in, bijvoorbeeld om entiteiten bij te certificeren; aan voortijdige hercertificering kunnen in enkele gevallen extra kosten verbonden zijn. Een definitieve aanvraag binnen één jaar na de afloopdatum geldt als verlenging of hercertificering in het kader van de kwalitatieve eisen; een aanvraag van één jaar of later daarna wordt beschouwd als een nieuwe (eerste) aanvraag.
Voor de Aspirant-status gelden bijzondere regels. De Aspirant-status kan slechts eenmaal aaneensluitend worden verlengd. Deze status is immers bedoeld als tijdelijk groeipad richting minimaal de Basistrede; een organisatie kan er niet onbeperkt op blijven staan. Verder is terugval mogelijk: een organisatie kan bij verlenging aansluitend 'terugvallen' van een PSO-trede naar de Aspirant-status, bijvoorbeeld wanneer de prestaties zijn afgenomen. De prestatieladder kan dus in beide richtingen worden bewandeld.
De hele PSO-cyclus verloopt via de online omgeving MijnPSO (www.mijnpso.nl). De contactpersoon van een organisatie, de accounthouder, maakt een account aan en doorloopt de aanvraag in zes stappen:
Met de rekentool maakt een organisatie vrijblijvend en geanonimiseerd haar eigen prestatieniveau inzichtelijk vóórdat zij een definitieve aanvraag doet. Zodra de gegevens zijn ingevoerd, worden de resultaten direct in MijnPSO getoond. De door de accounthouder ingevulde kwantitatieve gegevens heten de Initiële rekentool; de auditor verwerkt eventuele correcties in een Kopie rekentool. Zo combineert MijnPSO zelfmeting, aanvraag, audit en certificaatbeheer in één omgeving.
Een rode draad door het hele proces is dat de aanvragende organisatie zelf verantwoordelijk is. Zij moet tijdig de nieuwe definitieve aanvraag indienen en de audit laten plannen en uitvoeren. De audit vindt bij voorkeur plaats binnen twee maanden na het indienen van de definitieve aanvraag. Komt een organisatie te laat, dan kan een gat ontstaan tussen het aflopen van het oude certificaat en het ingaan van het nieuwe, waardoor de aaneensluiting verloren gaat. Omdat opdrachtgevers vaak een aaneensluitende certificering eisen, is het tijdig handelen van groot praktisch belang.
MijnPSO ondersteunt het hele traject van vrijblijvende zelfmeting tot formele erkenning. Een organisatie kan met de rekentool eerst geheel vrijblijvend en geanonimiseerd onderzoeken waar zij staat op de prestatieladder, zonder dat dit verplichtingen schept. Pas wanneer zij besluit een definitieve aanvraag in te dienen, ontstaan kosten voor de tweejarige deelname en wordt een certificerende instelling ingeschakeld. Na het indienen van de definitieve aanvraag kan de accounthouder geen wijzigingen meer doorvoeren in MijnPSO. De auditor controleert de ingevoerde gegevens en kan correcties doorvoeren in de Kopie rekentool; het uiteindelijke prestatieniveau na audit kan daardoor hoger of lager uitvallen dan op basis van de eigen invoer (de Initiële rekentool).
Op basis van de auditrapportage en het advies van de auditor beslist PSO-Nederland of een erkenning wordt toegekend en op welk niveau. Gedurende de geldigheidsduur worden de organisatienaam, de branche en het prestatieniveau van de gecertificeerde organisatie vermeld op de website van PSO-Nederland; dit overzicht geeft de actuele dagstand weer. Daarnaast worden gecertificeerde organisaties tot een jaar na afloop van de certificering opgenomen in de online marktplaats van MijnPSO, in het kader van de ketenstimulering. Zo blijft de bijdrage van een organisatie ook voor inkopende partijen zichtbaar en bruikbaar. Op de website van PSO-Nederland is meer informatie te vinden over de volledige procedure, voorwaarden, geldigheidsduur en kosten.
Submoduletoets
5 vragen · beste score 5/5 · 1 poging(en)