Leerdoelen
Onder een Hoofdaanvrager kunnen meerdere (dochter)organisaties, werkmaatschappijen (bv's) of franchiseorganisaties ressorteren waarvoor de PSO-erkenning ook kan worden aangevraagd. Binnen de PSO heten deze Onderliggende entiteiten. Een Onderliggende entiteit die wordt meegenomen, wordt na toekenning als PSO-gecertificeerde organisatie vermeld op het certificaat en op de online marktplaatsen. Of je ze meeneemt, is een scopekeuze met gevolgen.
Een Onderliggende entiteit kan alleen worden meegenomen als zij aan alle vier de volgende voorwaarden voldoet:
1. Eigen KvK-nummer. De entiteit is een afzonderlijk herkenbare eenheid, rechtspersoon, geregistreerd bij de KvK (alleen een vestigingsnummer is niet voldoende).
2. Wettelijke of contractuele band. De entiteit valt onder de Hoofdaanvrager en/of heeft een wettelijke of contractuele band met de Hoofdaanvrager.
3. Centrale aansturing. De entiteit wordt centraal aangestuurd door de Hoofdaanvrager.
4. Minimaal 50% eigendom. De entiteit is minimaal voor 50 procent in bezit van de Hoofdaanvrager.
Voldoet een entiteit niet aan alle vier voorwaarden, dan kun je haar niet in de PSO-aanvraag opnemen; je dient dan alleen voor de Hoofdaanvrager in. In stap 1A van MijnPSO vul je de gegevens van de Hoofdaanvrager in, en in stap 1F de gegevens van de Onderliggende entiteiten die je wilt meenemen.
Een belangrijk principe: een juridische entiteit gaat in zijn geheel mee in een PSO-aanvraag of in zijn geheel niet. Je kunt dus niet een 'gunstig' deel van een dochter-bv meenemen en een ongunstig deel weglaten. Neem je een entiteit mee, dan tellen al haar medewerkers (doelgroep en totaal aantal fte) en haar inkoop mee in het totaal van de Aanvragende organisatie. Bij de overige stappen van MijnPSO voer je daarom gegevens in die gaan over de totale Aanvragende organisatie (Hoofdaanvrager + meegenomen entiteiten).
Het wel of niet meenemen van Onderliggende entiteiten heeft effect op je uiteindelijke prestatieniveau (stap 4) en op je positie bij aanbestedingen. Vraag je de PSO (mede) aan omdat opdrachtgevers de PSO waarderen, dan kan het juist van belang zijn om de entiteiten waarmee je met die opdrachtgevers samenwerkt wel mee te nemen, zodat zij op het certificaat staan en in aanbestedingen kunnen worden ingezet. Tegelijk geldt een scoperisico aan de inkoopkant: in de toetsing van de indirecte bijdrage zet de auditor de waarde van inkoopfacturen op nul als de leverancier een onderliggende entiteit binnen de eigen scope is, en facturen die zijn gericht aan een entiteit die niet in de aanvraag is opgenomen tellen evenmin mee. Een verkeerde scopekeuze kan dus leiden tot correcties op je score.
Let goed op bij (voortijdige) hercertificering. Maakt de Hoofdaanvrager of een Onderliggende entiteit op dit moment al deel uit van een lopende PSO-certificering, dan kun je uitsluitend een definitieve aanvraag indienen als die lopende certificering vervalt. De regel is hard: als een KvK-nummer al PSO-gecertificeerd is, vervalt het hele PSO-certificaat waarvan dit KvK-nummer op dat moment onderdeel is. Wie dus een dochter-bv die al onder een ander certificaat valt wil meenemen, moet zich realiseren dat het oude, bredere certificaat daarmee komt te vervallen. Is er geen PSO-certificering actief, dan kun je gewoon een aanvraag indienen voor de Hoofdaanvrager met de gewenste entiteiten.
De stappen uit submodule 3.4 en deze submodule vormen samen het beslisschema Aanvragende organisatie (stap 1 van MijnPSO). De volgorde is: (1) heeft de Hoofdaanvrager minimaal een jaar een eigen KvK-nummer? (zo nee: alleen Aspirant); (2) minimaal twee fte in het peiljaar en twee personen op de aanvraagdatum? (zo nee: geen aanvraag); (3) zijn er Onderliggende entiteiten/werkmaatschappijen of is de Hoofdaanvrager franchisegever? (zo nee: alleen Hoofdaanvrager); (4) wil je entiteiten meenemen? en zo ja, (5) voldoen ze aan de vier voorwaarden?; en ten slotte (6) maakt een betrokken KvK-nummer al deel uit van een lopende certificering? Door dit schema systematisch te doorlopen stel je de juiste scope vast voordat je de definitieve aanvraag in stap 6 indient.
De keuze om Onderliggende entiteiten mee te nemen is strategisch. Een entiteit die je meeneemt en die na audit wordt toegekend, verschijnt als PSO-gecertificeerde organisatie op het PSO-certificaat en op de online marktplaatsen, en wordt zichtbaar in stap 3D van MijnPSO in het kader van inkoop bij andere PSO-gecertificeerde organisaties. Vraag je de PSO (mede) aan omdat opdrachtgevers de PSO waarderen, dan kan het juist waardevol zijn om de entiteiten waarmee je met die opdrachtgevers samenwerkt mee te nemen, zodat zij in aanbestedingen kunnen worden ingezet. Tegelijk kan het meenemen van een entiteit met relatief weinig doelgroepmedewerkers je gemiddelde prestatieniveau verlagen, omdat alle cijfers over het totaal van de Aanvragende organisatie gaan. Het is dus een afweging tussen zichtbaarheid/aanbestedingswaarde enerzijds en het effect op de score anderzijds.
Zodra je een of meer entiteiten meeneemt, gaan alle gegevens die je in MijnPSO invoert over het totaal (gemiddelde) van de hele Aanvragende organisatie binnen het peiljaar. Praktisch betekent dit: in stap 1A vul je de Hoofdaanvrager in, in stap 1F de meegenomen entiteiten, en bij alle overige stappen voer je de gegevens van Hoofdaanvrager plus entiteiten samen in. Hiermee hangt het 'geheel mee of niet'-principe nauw samen: omdat een entiteit altijd volledig meegaat, tellen ook al haar fte's mee bij de berekening van de bedrijfsomvang 'onder de streep', niet alleen de doelgroepmedewerkers 'boven de streep'.
De handleiding beschrijft enkele scope-gerelateerde auditsituaties die het belang van een juiste scopekeuze illustreren. Toont de organisatie inkoopfacturen van een leverancier die zelf binnen de scope valt (een meegenomen onderliggende entiteit), dan zet de auditor die waarden op nul: je kunt niet bij jezelf inkopen en dat als indirecte bijdrage opvoeren. Is een factuur gericht aan een entiteit die juist niet in de aanvraag is opgenomen, dan telt die evenmin mee. En staan op facturen uren van doelgroepmedewerkers die al onder de directe bijdrage zijn meegeteld, dan mogen die niet ook nog onder de indirecte bijdrage vallen. Stuk voor stuk laten deze situaties zien dat een onzorgvuldige scope leidt tot correcties achteraf. Wie de scope vooraf goed doordenkt en het beslisschema van stap 1 nauwgezet doorloopt, voorkomt zulke verrassingen.
Submoduletoets
5 vragen