Leerdoelen
De hele PSO-aanvraag verloopt via de online portal MijnPSO (www.mijnpso.nl). De contactpersoon van de organisatie, de zogeheten accounthouder, vult daar alle gevraagde (geanonimiseerde) gegevens in namens de Aanvragende organisatie. Op basis daarvan wordt het PSO-prestatieniveau berekend. Zodra alles is ingevoerd, worden de resultaten direct zichtbaar in de MijnPSO-omgeving. Een sterk punt van dit ontwerp is dat een organisatie eerst geheel vrijblijvend haar eigen niveau kan verkennen en pas later beslist of zij een definitieve aanvraag indient. De aanvraag bestaat uit zes stappen, die we hieronder een voor een doorlopen.
De accounthouder begint met het aanmaken van een account in MijnPSO en daarmee van een online rekentool. Deze rekentool is het instrument waarmee de kwantitatieve bijdrage (directe en eventuele indirecte sociale bijdrage) wordt berekend. De drempel om te beginnen is bewust laag: ook organisaties die nog twijfelen of een erkenning haalbaar is, kunnen zo kennismaken met de systematiek en hun positie inschatten.
In stap 2 en 3 stelt de accounthouder vast wie de Aanvragende organisatie is en vult hij of zij de online rekentool in. Daarna krijgt de accounthouder, op basis van de ingevoerde gegevens, inzicht in de voorlopige kwantitatieve score. Belangrijk: als er sprake is van een of meer Onderliggende entiteiten (zoals bedoeld in bijlage 2A van de handleiding), moet de accounthouder ook een actueel KvK-uittreksel van de Hoofdaanvrager of een actueel overzicht van concernrelaties (KvK) uploaden via MijnPSO. De Aanvragende organisatie omvat namelijk de Hoofdaanvrager en eventuele Onderliggende entiteiten; het correct vaststellen van de scope is bepalend voor de hele berekening en toetsing.
In stap 4 krijgt de organisatie op basis van de zelf ingevulde gegevens een indicatie voor de trede-indeling: de Aspirant-status, de Basistrede, trede 1, 2 of 3 en/of PSO 30+. Dit is nadrukkelijk nog een indicatie op basis van eigen invoer; de definitieve indeling wordt pas na de audit door PSO-Nederland bepaald. De auditor kan de score tijdens de toetsing immers naar boven of beneden bijstellen, waardoor het uiteindelijke prestatieniveau hoger of lager kan uitvallen dan deze eerste indicatie. Toch is deze stap waardevol: de organisatie krijgt vroeg een realistisch beeld van wat haalbaar is, zonder dat er al verplichtingen aan vastzitten.
In stap 5 krijgt de accounthouder inzicht in de vraag of aan de bijbehorende kwalitatieve eisen wordt voldaan. Daarvoor vult hij of zij de checklist kwalitatieve criteria in. Bij elke eis geeft de organisatie aan welke bewijzen zij tijdens de audit kan aandragen; de auditor gebruikt deze ingevulde checklist als basis voor de audit. Komt de organisatie op basis van de ingevoerde gegevens in aanmerking voor de Aspirant-status, dan moet de accounthouder naast de checklist ook het Plan van Aanpak uploaden via MijnPSO. PSO-Nederland voert vooraf een volledigheidscontrole op dat Plan van Aanpak uit: er wordt uitsluitend gecontroleerd of alle verplichte onderdelen aanwezig zijn, niet of de inhoud kwalitatief goed of haalbaar is. Ontbreekt een verplicht element, dan wordt de organisatie schriftelijk geinformeerd en krijgt zij de kans het plan aan te vullen voor de audit.
In stap 6 beslist de accounthouder of er namens de Aanvragende organisatie een definitieve PSO-aanvraag wordt ingediend. Niet PSO-Nederland, maar een van de certificerende instellingen voert de audit uit. In stap 6 vraagt de accounthouder daarom eerst een offerte aan bij een of meer certificerende instellingen; daarover heeft de organisatie rechtstreeks contact met die instelling(en). De certificerende instellingen ontvangen daarbij een beperkte set organisatiegegevens die nodig is om de offerte op te stellen, en de accounthouder ontvangt daarvan een kopie. Vanaf het moment van de offerteaanvraag kan de accounthouder geen wijzigingen meer doorvoeren in de MijnPSO-omgeving. Na het kiezen van een certificerende instelling dient de accounthouder de definitieve PSO-aanvraag in via stap 6. Hieraan zijn kosten verbonden voor de tweejarige deelname aan de PSO. De door de accounthouder ingevulde kwantitatieve gegevens vormen de zogeheten Initiele rekentool.
De ingangsdatum van een PSO-certificering is altijd de eerste dag van de eerstvolgende maand na het indienen van de definitieve aanvraag; niet de auditdatum is leidend, maar de aanvraagdatum. Het certificaat treedt daardoor vaak met terugwerkende kracht in werking, al wordt het pas uitgegeven nadat de audit heeft plaatsgevonden. De audit vindt bij voorkeur plaats binnen twee maanden na de indiening; de Aanvragende organisatie is zelf verantwoordelijk voor het tijdig plannen daarvan. Een PSO-erkenning is vervolgens maximaal twee jaar geldig en eindigt automatisch; voor een aaneensluitende certificering moet de organisatie tijdig opnieuw een definitieve aanvraag indienen en een nieuwe audit laten uitvoeren.
De zes stappen kennen een heldere opbouw: de stappen 1 tot en met 4 zijn vrijblijvend en verkennend, in stap 5 legt de organisatie haar kwalitatieve onderbouwing vast, en pas in stap 6 ontstaan de bindende keuze om aan te vragen en de contractuele en financiele verplichtingen jegens de certificerende instelling. Pas na de audit wordt de erkenning definitief. Voor een adviseur is het belangrijk dit onderscheid te kennen, zodat de organisatie weet vanaf welk moment zij vastzit aan kosten en geen wijzigingen meer kan doorvoeren.
Submoduletoets
5 vragen