Leerdoelen
De audit wordt niet door PSO-Nederland uitgevoerd, maar door een onafhankelijke certificerende instelling (CI) waarmee de Aanvragende organisatie een audit-overeenkomst heeft gesloten. Deze scheiding tussen de eigenaar van het keurmerk (PSO-Nederland) en de toetsende partij (de CI) is een bewuste keuze: zij maakt het keurmerk onderscheidend en betrouwbaar. De auditor toetst onafhankelijk de door de accounthouder ingevoerde gegevens volgens de PSO-handleiding en de richtlijnen van PSO-Nederland en verwerkt eventuele correcties in een kopie van de rekentool. De audit vindt bij voorkeur plaats binnen ongeveer twee maanden na de definitieve aanvraag; de organisatie plant deze zelf tijdig in. Uiterlijk een week vooraf levert de auditor een agenda en auditplan aan, waarin staat met welke medewerkers, management en/of directie wordt gesproken over de bewijslast. Op aanvraag kan de auditor drie weken vooraf doorgeven welke steekproefdossiers worden gecontroleerd, zodat de organisatie zich gericht kan voorbereiden.
Het auditonderzoek bestaat onder meer uit:
De overige kwalitatieve eisen worden getoetst aan de hand van gesprekken met medewerkers en leidinggevenden, aangevuld met observatie op de werklocatie. Tijdens de audit moeten de bewijsstukken van alle gegevens compleet en beschikbaar zijn. Het aantal te interviewen doelgroepmedewerkers hangt af van het totaal aantal personen uit de PSO-doelgroep: bij 2 tot 10 personen worden 2-3 medewerkers gesproken, bij 10 tot 20 personen 3-5, en bij 20 of meer personen 4-8 medewerkers, bij voorkeur op hun eigen werklocatie.
Zijn er meer dan zes personen uit de PSO-doelgroep in het peiljaar werkzaam (geweest), dan toetst de auditor via een steekproef uit de dossiers. De omvang volgt een staffel: 1 t/m 5 personen alle dossiers; 6 t/m 10 zes dossiers; 11 t/m 20 zeven dossiers; 21 t/m 50 tien dossiers; 51 t/m 500 twintig dossiers; meer dan 500 maximaal dertig dossiers. Alle getrokken dossiers moeten voor 100% volledig zijn voor de directe bijdrage: ze bevatten de uitgangspositie bij instroom, het type contract, de uren en de datum in/uit dienst. Ontbreekt bewijs, bijvoorbeeld van de uitgangspositie, dan heeft de organisatie nog twee weken de tijd om alsnog aan te tonen dat de persoon tot de PSO-doelgroep behoort. Lukt dat niet, dan corrigeert de auditor dat dossier zodat het niet meer meetelt.
Na toetsing van de steekproef wordt de directe sociale bijdrage gecorrigeerd naar rato van de foutmarge in de steekproef. De formule luidt:
> (gewogen fte PSO-doelgroep in steekproef na correctie / gewogen fte PSO-doelgroep in steekproef voor correctie) x oorspronkelijke directe sociale bijdrage.
Een voorbeeld uit de handleiding: de oorspronkelijke directe bijdrage is 20%, de steekproef bevat 10 dossiers met voor toetsing 8 gewogen fte. Na correctie blijkt nog 6 gewogen fte over. Ingevuld: 6/8 x 20% = 0,75 x 20% = 15%. De gecorrigeerde score van 15% is de basis voor het auditadvies over de trede-indeling. De correctie wordt automatisch berekend op basis van de aanpassingen die de auditor in de (kopie)rekentool doorvoert. Ook de indirecte bijdrage wordt op vergelijkbare wijze getoetst en zo nodig gecorrigeerd.
Is op de auditdag niet alle bewijslast aanwezig, dan heeft de organisatie nog twee weken om die aan te leveren. De auditor levert daarna binnen uiterlijk twee (werk)weken de auditrapportage met advies in bij PSO-Nederland. Niet de auditor, maar PSO-Nederland beslist uiteindelijk over de toekenning van de erkenning en het prestatieniveau.
Vanaf het aanmaken van een MijnPSO-account tot aan de certificering worden gegevens verzameld, verwerkt en geregistreerd waarbij rekening moet worden gehouden met de Privacywet en de AVG. Juist bij doelgroepgegevens (zoals uitgangspositie en beperkingen) gaat het vaak om gevoelige persoonsgegevens. De gegevens in MijnPSO worden daarom geanonimiseerd ingevoerd. De auditor behandelt alle informatie vertrouwelijk; de certificerende instelling is zelf verantwoordelijk voor het naleven van haar eigen (privacy)richtlijnen door haar auditoren, en de Aanvragende organisatie kan daarover nadere en striktere afspraken maken. Voor de praktijk is er een Privacy-compliance richtlijn (opgesteld door Van Doorne advocaten in opdracht van PSO-Nederland en TNO) waarmee organisaties privacy-compliant gebruik kunnen maken van de PSO.
Kan een organisatie zich niet vinden in de beslissing over het al dan niet toekennen van een trede of de Aspirant-status, dan kan zij binnen vier weken na de dagtekening van de beslissing schriftelijk en gemotiveerd om herziening vragen bij PSO-Nederland. Handhaaft PSO-Nederland na een controleonderzoek (gesprekken met auditor en organisatie, en bestudering van de initiele rekentool, de kopie-rekentool en de auditrapportage) haar beslissing, dan kan de Hoofdaanvrager opnieuw binnen vier weken een verzoek tot hertoetsing indienen bij TNO. TNO legt dat voor advies voor aan de Commissie van Deskundigen en neemt vervolgens een beslissing. Voor de adviseur is het waardevol om deze route te kennen, zodat een organisatie weet dat een uitkomst niet zonder meer definitief is en welke termijnen daarbij gelden.
Submoduletoets
5 vragen